Walter Krause, diretor do Project Management Institute, fala sobre as falhas em projetos que têm acontecido nas grandes empresas e suas consequências

A maioria das empresas fracassa em seus projetos por falta de comunicação. Essa é a constatação da 6ª edição do Estudo de Benchmarking em Gestão de Projetos realizado pelo Project Management Institute (PMI) – organização internacional responsável pelo desenvolvimento das práticas em gerenciamento de projetos no mundo. A pesquisa engloba 300 empresas brasileiras de grande porte como Petrobras, Nestlé, Vale, Volkswagen, Votorantim, Lojas Renner, Embraer, Gerdau, IBM, TIM, Promon e BNDES.

Segundo o levantamento, para 76% das empresas pesquisadas, o problema com a comunicação é o principal motivo pelo fracasso dos projetos, 71% consideram que o não cumprimento de prazos também colabora para estas falhas e 70% culpam as constantes mudanças de escopo. A pesquisa mostra ainda que fracassar em um projeto é perder muito dinheiro, pois para 46% das empresas, o investimento variou de R$ 1 milhão até R$ 10 milhões. Porém, mesmo com os altos valores, 58% das corporações não possuem um departamento de gerenciamento de projetos.

O estudo mostra ainda que a cultura organizacional vem ganhando força nos últimos anos. Em 2006, 20% das organizações relataram algum nível de resistência interna importante em relação à gestão de projetos. Em 2007 este número caiu para 17%, o que significa a valorização da gestão de projetos realizada de forma profissional. Em dados gerais, constatou-se que 32% das organizações afirmaram planejar sempre como farão seus projetos, enquanto 18% dizem que raramente adotam esta prática. 58% das empresas não possuem um departamento dedicado exclusivamente a gestão de seus projetos.

Das 300 instituições pesquisadas, 56% pretendem implementar escritórios de gerenciamento de projetos. Em relação aos setores, os que mais adotam o Gerenciamento de projetos são: Tecnologia da Informação (63%); Engenharia (35%); Produção e Operações (26%) e Recursos Humanos (15%). Em entrevista ao Portal HSM, Walter Krause, diretor do PMI-Rio, fala sobre os resultados da pesquisa e a tendência da consolidação de uma área de Gestão de Projetos dentro das organizações.

HSM Online – Segundo a pesquisa da PMI, de 300 empresas, a grande maioria não se comunica bem nos projetos e não cumpre 100% dos prazos. Quais seriam neste caso, os maiores gargalos na questão da comunicação?
Walter Krause - O problema de comunicação é antigo, mas está se tornando mais evidente. Não sabemos escrever bem, não falamos bem o que queremos e não nos relacionamos bem com todos os perfis existentes num ambiente de projeto. Paradoxalmente, estamos na era da tecnologia onde todas as informações podem chegar a todos imediatamente, esteja onde estiverem. Segundo o PMBOK – Guia de Gerenciamento de Projetos do PMI, a comunicação deve ser planejada e executada com a mesma disciplina que a gestão dos prazos. Faz parte também a correta avaliação e gestão das partes interessadas, onde questões comportamentais e de comunicação são tratadas de acordo com cada envolvido no projeto, suas necessidades e expectativas.

HSM Online – E em relação aos prazos? A que podemos atribuir este problema?
WK - A pesquisa não abordou as causas dos problemas. Entretanto, o estudo mostra que ainda é baixo o nível de planejamento e controle dos projetos, assim como o emprego de metodologias. Sem um bom planejamento e controle é muito difícil ser correto, evitar mudanças, garantir o escopo e, consequentemente, cumprir prazos acordados. O sucesso  das equipes é obtido pelo talento (o método) e pelo suor (comprometimento).

HSM Online – A gestão de projetos deve estar focado em quais características para que as empresas não percam o foco e consequentemente o lucro?
WK - O PMI desenvolveu o Padrão de Gestão de Portfolio com o objetivo de orientar as organizações a terem projetos alinhados com sua estratégia e apoiados pela alta administração. Os projetos desenvolvidos pelas melhores práticas e integrados à estratégia possibilitam as organizações a obterem os resultados esperados, com lucro e satisfação de seus clientes.

HSM Online – Das empresas de grande porte que participaram da pesquisa, é possível ranquear as melhores no quesito comunicação e gestão de projetos? Além disso, existe um modelo ideal de gestão para se liderar com sucesso os projetos?
WK - As organizações devem buscar seu próprio modelo de sucesso, pois cada uma tem sua cultura e estrutura próprias. Sobre o ranking, a pesquisa tem como princípio fundamental o sigilo dos seus participantes. Desta maneira, nenhuma empresa pode ser destacada em nenhum item. Somente o item Top of Mind é destacado.

HSM Online – A pesquisa mostra que muitas empresas ainda não se deram conta que precisam de profissionais especializados em ‘fazer acontecer’. Apenas 21% do universo de 300 empresas pesquisadas possui efetivamente um profissional dedicado para esta finalidade e um Project Management Office (PMO). Quais são as características deste profissional e qual a tendência das empresas absorverem este modelo de gestão?
WK – O PMO é um centro de conhecimento que tem como objetivo suportar o desenvolvimento do gerenciamento de projetos nas organizações. Os profissionais que compõem o Escritório de Projeto têm de ter os conhecimentos das melhores práticas em gerenciamento de projetos, visão holística, capacidade  analítica e de síntese. O PMO deve ser um grande apoio ao gerente de projetos, o profissional que “faz acontecer” nos projetos.

HSM Online – Como podemos classificar e analisar as empresas nacionais em relação as estrangeiras na gestão de projetos?
WK - A pesquisa atual ainda não é capaz de mostrar a diferença das empresas nacionais e estrangeiras. Se observarmos a lista das empresas Top of Mind, veremos mais empresas brasileiras do que multinacionais, o que nos permite interpretar que estamos no caminho certo.

HSM Online
05/05/2010

Matéria extraída do Portal HSM. Para acessar a matéria no local de origem, clique aqui.

Leia também:

1. Projetos de TI devem suportar a estratégia empresarial
2. Palestras FLISOL 2010 – Gestão de Projetos, Rails e Departamento de TI
3. Decreto do governo federal prioriza micro e pequenas empresas de TI nas licitações

Pessoal, este post será reformulado posteriormente. No momento, estou expondo uma das três palestras que ministrei no FLISOL. Em breve, colocarei as outras duas palestras e alguns comentários sobre o evento.

Os temas das palestras ministradas são:

• Como você gerencia seus projetos?
• Ganhe produtividade em desenvolvimento para a web com o framework Rails;
• Como estruturar um departamento de tecnologia em empresas que não são de tecnologia;

Leia também:

1. FLISOL 2010
2. Falhas na Gestão de Projetos traz prejuízos para as empresas
3. Projetos de TI devem suportar a estratégia empresarial

O post a seguir é uma transcrição de um trecho do livro “O estilo Jack Welch de gerir”. Apesar de ter achado este trecho e o livro como um todo um pouco superficial, acredito que os títulos dos tópicos dizem muito a respeito de como deve ser uma boa gestão, seja qual for a natureza do projeto.

Jack Welch é único e unicamente bem-sucedido. Mas existem algumas regras universalmente aplicáveis que podem ser extraídas da história de sua carreira.

1. Faça uma descrição de cargo facilmente compreensível… e conte para todo mundo
   “Meu trabalho é colocar as melhores pessoas nas maiores oportunidades e a melhor alocação de dólares no lugar certo”, diz Welch. Realmente simples.
2. Revolucione, não improvise
   A mudança incremental é tentadora, mas pode fracassar. Grandes saltos são melhores.
3. Mude continuamente
   A complacência é o maior assassino corporativo. Mude, e mude outra vez.
4. Pense positivo
   Jack Welch acredita que tudo pode e será aprimorado. “Produtividade não é torcer o pano. Produtividade é a crença de que existe uma capacidade infinita de melhorar qualquer coisa”.
5. Cerque-se de qualidade
   Você pode passar uma boa imagem cercado de vacas de presépio. Mas Jack Welch cercou-se de executivos notáveis. Gente como Gary Wendt, na GE Capital, e Robert Wright, da NBC.
6. Aprenda sempre
   Permanecendo na mesma companhia ou em uma dúzia delas, seu progresso só pode ser medido pelo que você aprendeu, não pelo seu salário.
7. Simplifique, idiota
   Tudo o que fizer, faça de forma simples. Comunicações simples, medidas simples, objetivos simples, sistemas simples.
8. Cuide do seu pessoal
   Cuide de seu pessoal e a companhia cuidará de si mesma. Fale com seus funcionários e desenvolva-os constantemente.
9. Planeje a sucessão
   A amanhã é responsabilidade sua.
10. Cometa erros
    Todo mundo erra. Ou você admite seus erros e aprende com eles, ou deve seguir adiante, esquecendo-os. Esquecê-los é o caminho para o seu próprio esquecimento.

Leia também:

1. Diversos – Os cinco melhores links da semana
2. INPI – Como registrar as suas patentes

Como você se relaciona com o seu cliente ao longo do projeto? Principalmente em projetos muitos longos?! Você fica semanas e semanas sem posicionar seu cliente no projeto? Veja uma analogia sobre como é a visão do seu cliente considerando a forma que você o envolve nas atividades do projeto.

Estou no aeroporto de Congonhas aguardando que você traga para mim alguns documentos que tenho que levar na viagem. Você está na região da Av. Paulista e precisa chegar o quanto antes no aeroporto. Decide então pegar um táxi, chama o taxista mais próximo e pergunta: “Sr., daqui para o aeroporto de Congonhas quanto tempo levaria – qual sua estimativa?” O taxista provavelmente olharia no relógio, no máximo consultaria pelo rádio sobre como o trânsito está naquela região e, de acordo com sua experiência, lhe daria uma estimava: “Olha, nesse horário creio que em 30 minutos estejamos por lá”. Você acha a estimativa satisfatória e pega o táxi.

Ao chegar no aeroporto você percebe que o táxi levou 80 minutos para chegar até o destino, e ao invés de custar R$ 35 (como previsto), custou R$ 90. O que você fará com o taxista? Irá processá-lo? Mas veja, você estava dentro do táxi o tempo todo e percebeu que ele fez o possível para chegar a tempo, se esforçou. Você viu que o trânsito estava ruim e que um grave acidente no meio do caminho piorou as coisas. Você viu que quando isso aconteceu o taxista tentou pegar um outro caminho para fugir do trânsito e, por mais que a estratégia tenha sido boa, não foi suficiente para chegar a tempo. O que você fará? Há uma probabilidade muito grande de você, mesmo chateado, pagar o taxista e entender o lado dele, afinal você viu o quanto ele se esforçou.

Agora, no mesmo cenário, imagine que, ao invés de ir no táxi, você apenas contrata o taxista para levar os documentos para o aeroporto. Ele lhe deu a mesma estimativa de tempo e custo. No entanto, 80 minutos depois ele lhe liga e diz: “Olha, o trânsito estava muito complicado…só cheguei agora, o custo foi R$ 90 ao invés de R$ 35”. Qual será sua reação agora? O que você pensará?
Bom, para 100% das pessoas que conto essa “historinha” a resposta é sempre a mesma “Vou achar que o taxista está me enrolando…que ele deu voltas e mais voltas para que o valor da corrida fosse mais alto”.

Moral da história? Coloque seu cliente “dentro do táxi” sempre, só assim ele entenderá o seu processo e suas dificuldades para alcançar o sucesso do projeto. Mantendo-o de fora ele sempre achará que você está querendo “se dar bem”. Pense nisso!

E aí?! Como você pretende conduzir seus projetos junto aos clientes?! Já teve alguma experiência onde você integrou o cliente à equipe, o projeto atrasou mas mesmo assim terminou tudo bem?! E o contrário? Enriqueçam este post! Comentem!

Matéria retirada do site aXmagno – agile blog. Para visualizar a matéria clique aqui.

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1. Hoje é o dia de “desistir do Facebook”. Você vai fazer isso?
2. Falhas na Gestão de Projetos traz prejuízos para as empresas